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公司法务必读:企业合同风险控制与管理的指引

企业合同的风险控制与管理一直是实务中的常见疑难点,这是因为在设计合同审批和审查过程中,如果强调控制风险的价值主张,合同风险控制与管理的成本就会上升,效率必然会有所降低;如果强调审批效率、促进业务,风险也必然会有所提高。在风险可控的前提下,根据企业自身的需求,如何寻找效率和风险的最佳边际是企业合同风险控制与管理的关键所在。


在企业合同的风险控制与管理的过程中,常见的做法是结合合同的分类方法,根据合同的签订过程分为合同签订前的风险控制与管理、合同签订时的风险控制与管理以及流程中的其他措施。


一、合同签订前的风险控制与管理


(一)签约主体调查


签约主体调查主要是考虑到了有效合同和效力瑕疵合同所带来的不同法律效力以及合同当事人的实际履约能力,从实际上降低合同的违约可能性。


(1)资格调查制度:统一社会信用代码(三证合一)调查,主体名称核对、有效期限核对,经营范围核对。经营范围核对包括但不限于有限制经营、特许经营、法律、行政法规对经营的禁止性规定、从业资格的限制性规定或禁止性规定范围上的核对。


(2)资信调查制度,主要是商业信誉、履约能力,主要包括财产状况、生产和经营能力。


(二)合同内容审查


合同内容审查遵循全面审查原则,以防范处于隐形状态的法律风险。合同内容审查也是考虑到了格式合同与非格式合同、有名合同和无名合同的不同法律效力。一般而言,企业会建立标准合同文本库用以规范业务部门的合同使用的规范性,控制合同法律风险。同时,由于日常业务的纷繁复杂,业务部门也会产生一定量的非标准合同。此时就需要对非标准合同进行全面、重点审查,包括对合同重要的价格条款、附条件条款、附期限条款、权利义务条款、违约责任条款、争议管辖条款等进行全面、重点、专业的审查。


简而言之,实务中合同内容审查分两种情形:


(1)常用合同模版建立后的审查:模式化审查;


(2)非合同模版审查:全面、重点、专业审查,主要审查价格条款、附条件条款、附期限条款、权利义务条款、违约责任条款、争议管辖条款等。


二、合同签订时的风险控制与管理


(一)授权代理制度


授权代理制度是企业为了解决业务部门、企业员工在行使职务行为过程中的权限问题而设置的权限范围、权限审批制度,制度内容通常包括了授权事项、授权期限、授权审批流程等具备企业特色的具体规定。


(二)企业印章管理制度


企业印章管理制度是企业为了提高工作效率、规范业务部门和企业员工使用印章的行为而设置的制度。企业印章通常包含企业的公章、法人代表签字章、印鉴、方章、财务专用章、人事专用章等各类印章,按照不同印章在司法实践和商业惯例中的效力设置相对应的使用流程。


三、合同风险控制流程中的其他措施


合同风险控制与管理流程中的其他措施是前述两种风险控制与管理措施的有效补充。根据企业自身的情况,合理选择使用下面五种不同其一或多种方法有利于探寻风险和效率的最佳边际。


(一)发起部门责任制原则


按照“谁主办、谁主管、谁负责”的原则,由业务部门对合同的审查和风险识别进行初审。在法务职能部门的培训和指引下,由业务部门对具体日常业务中的合同按照风险来源划分为外部法律风险合同和内部法律风险合同,设置有针对性的风险防范措施。


(二)专业化原则


专业化原则就是指合同风险识别需要由专业人士承担具体的审查工作(专业化审查关卡),常见为法务专员、财务专员、业务专员。


在合同审批的过程中,无论合同金额大小、业务类型何如,均需在审批过程中设置一定的专业化审查关卡以识别合同的业务风险、财务风险、法律风险。依照一定的目标和价值指引,可以适当地减少或便利地设置专业化审查关卡。


关卡的设置考虑业务量的大小、是否采用格式合同;标准文本的放宽审核、其他合同需要经过法务\风控和相关业务部门的专业审核。


专业化原则的深层含义是谁的专业领域,谁负责该领域的风险识别。


(三)重要合同多级审批


企业内部的重要合同应当要比一般的合同的审批层级更多,合同的重要性要与审批层级相匹配,才是审批效率和风险可控、合同信息对称的体现。


重要合同的划分标准包括但不限于:合同的金额(一定的金额)、合同的期限(长期)、与经营相关的重大事项和战略计划、与重要伙伴的合作框架、可能引起社会重大反响的合同、涉及知识产权条款、内容的合同、风险点较多的指定业务类型合同、新类型的业务合同、业务频率较高的类型合同、权限性合同、风险发生的频率、风险的大小等。


重点合同的划分和定义、重新定义工作应由法务职能部门会同业务部门负责任定期召开。划分和定义、重新定义应结合企业的具体情况适时制宜(重大事项、战略工作、阶段性规划、业务特征以及权限事项等)。


(四)建立定期反馈、畅通合同信息渠道


建立以下一种或多种信息畅通渠道,可以有效解决合同信息不对称的问题。


(1)企业在合同审批过程中根据不同的审批层级,直接指定一定层级范围的合同信息逐级汇报的制度,由上一审批层级决定是否将合同信息流入下一层级的合同信息渠道,并由下一审批层级决定合同信息是否继续流转。


(2)结合发起部门责任制原则,业务发起部门的领导可以决定合同信息是否需要反馈到业务部门的直接上级及法务职能部门的负责人。


(3)风险边界识别:法务职能部门负责定期或不定期对不同类别的合同信息进行风险识别和合同信息汇报,定期或不定期反馈重要合同信息到任一审批层级。


(4)业务发起部门或法务职能部门定期或不定期按照一定的披露方法在企业内部的一定范围通告当前阶段的合同管理及合同信息概况。


(5)在重点业务合同的多级审批过程中,各级审批意见应充分体现在审批书面材料上或审批系统上,切忌无信息含量的审批意见。


(五)培训指导


(1)由内部法务职能部门根据具体情况建立相关专业知识的培训,形式包括定期的培训、交流和沟通,不定期的主题活动。


(2)培训与内部考核、评价挂钩。


(3)鼓励业务部门分享在公司内部开展业务专业知识分享,分享会应有法务职能部门参与。


(4)鼓励业务部门书面文件咨询法务职能部门合同风险合规问题,并形成咨询Q&A合集。


(5)加强法务职能部门与重点业务部门、日常业务部门的交流。


小结


他山之石,可以攻玉。在企业合同风险控制与管理的过程中,合理设计合同的审批流程有利于防范合同风险,常见的制度有合同审批分级制度和总法律顾问制度两种。

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